System Obsługi Transportu

2015-01-12

System Obsługi Transportu kompleksowo wspiera procesy biznesowe związane z transportem w organizacji, poczynając od ewidencjonowania przewoźników, środków transportu i kierowców, poprzez planowanie i nadzór przejazdów, po rozliczenia z przewoźnikami. Rozwiązanie składa się z następujących modułów:

Moduł bazowy/katalogi danych

System przechowuje wszelkie dane związane z dostawcami usług transportowych (przewoźnicy), ich taborem i kierowcami. Pozwala na ewidencjonowanie umów z przewoźnikami (również informowanie o dacie wygasania), ubezpieczeń, zarządzanie cennikami usług, ewidencjonowanie wszelkiej dokumentacji (skany podpisanych umów, aneksy, upoważnienia). Istnieje możliwość nałożenia blokady na przewoźnika, co skutkuje brakiem możliwości utworzenia przejazdu w którym biorą udział jego środki transportu lub kierowcy.

Katalog środków transportu pozwala na gromadzenie pełnej informacji o taborze przewoźnika w tym danych rejestrowych (nr rejestracyjne/ewidencyjne, rok produkcji, marka, model), informacji o typie środka transportu (ciągnik, naczepa, przyczepa, bus, kontener), stanie technicznym, ładowności (kg, metry ładunkowe, DMC, wymiary skrzyni ładunkowej, kubatura-m3, systemy mocowań ładunków/kliny/siatki/pasy/belki), normy EURO, zgodność z normami ADR, wyposażenie (chłodnia, rejestrator temperatury, winda, GPS, system alarmowy), dodatkowe uwagi. Istnieje możliwość nałożenia blokady na dany środek transportu, co skutkuje brakiem możliwości utworzenia przejazdu dla niego (i brakiem możliwości utworzenia listu przewozowego z takim pojazdem).

Dodatkowo system przechowuje informacje o kierowcach pracujących dla poszczególnych przewoźników (dane rejestrowe i kontaktowe, uprawnienia do kierowania pojazdami wraz z datą wystawienia, zaświadczenia o niekaralności, informacja o uprawnieniach np. ADR, odbytych szkoleniach np. szkolenie przejścia procedur firmowych). Na kierowcę można nałożyć blokadę co skutkuje brakiem możliwości utworzenia przejazdu z jego udziałem.

System gromadzi i udostępnia również statystyki związane z ilością wykonanych przejazdów na poziome przewoźnika, środka, transportu i kierowcy, obrotami z przewoźnikiem, ilością incydentów i not nałożonych na jego transporty.

Zarządzanie trasami i harmonogramami przejazdów

System pozwala na definiowanie rozkładów jazdy dla powtarzających się przejazdów oraz ustalanie ich harmonogramów. Dzięki temu można w znacznym stopniu zautomatyzować proces przygotowania regularnych przejazdów poprzez utworzenie ich na podstawie rozkładu jazdy (i skopiowanie większości zdefiniowanych parametrów). Trasa każdego przejazdu w rozkładzie może składać z wielu punktów.

Harmonogram rozkładu jazdy może określać w jakie dni tygodnia w jakich godzinach odbywają się poszczególne przejazdy, jaki domyślnie przewoźnik, środek transportu i kierowca go realizuje, wszystko to dodatkowo może być zdefiniowane w ramach przedziałów czasowych (np. nowy rozkład jazdy może obowiązywać od pierwszego dnia roku, wcześniej obowiązuje bieżący rozkład).

Moduł planowania trasy umożliwia wizualizacje opracowywanych tras na mapie oraz na prezentowanie sugerowanej najkrótszej lub najszybszej trasy łączącej punkty leżące na trasie (wymaga dodatkowego modułu serwera map).

Operacyjne zarządzanie przejazdami

System umożliwia zarówno manualne utworzenie nowego planowego przejazdu w danym dniu, jak również wspiera jest utworzenie na podstawie rozkładu jazdy (generowane automatycznie każdego dnia rano).Dla przygotowanego przejazdu tworzone są listy załadunkowe (np. poprzez zeskanowanie ładowanych towarów), sprawdzane są dane przewoźnika, środka transportu i kierowcy. Na podstawie tych danych generowana jest aktualna trasa przejazdu (jako modyfikacja standardowej trasy, z uwzględnieniem załadowanych towarów powiązanych z zamówieniami od odbiorców). Po potwierdzeniu wszystkich danych transportu generowany jest dokument listu przewozowego i pojazd jest gotowy do wyjazdu. System rejestruje też informację na temat wolnych metrów ładunkowych dla przygotowanego pojazdu w celach raportowych i optymalizacyjnych.

Wyjazd transportu jest rejestrowany poprzez manualne potwierdzenie wyjazdu z aplikacji (wraz z uzupełnieniem rzeczywistej godziny  wyjazdu), poprzez automatyczne zdarzenie z systemu monitorowania pojazdu GPS (wyjazd poza zdefiniowany rejon punktu ładunkowego) lub inne zdarzenie (np. zeskanowanie dokumentu przez strażnika na bramie).

System umożliwia nadzorowanie przejazdów o statusie „w drodze”. Uprawniony operator ma dostęp do wizualizacji pozycji pojazdu na mapie (gdy pojazd posiada i transmituje lokalizacje GPS), szacowanego czasu do końca przejazdu i innych informacji (np. na temat wykonanych rozładunków u odbiorców, czy ładunku przejazdu). Operator może także rejestrować i przeglądać dane na temat zdarzeń podczas realizacji przejazdu.

Odbiór przejazdu następuje poprzez manualne wprowadzenie informacji o przyjeździe (wraz z uzupełnieniem informacji o rzeczywistej godzinie przyjazdu, oraz ewentualnej przyczyny spóźnienia) lub automatyczne zdarzenie z systemu monitorowania pojazdu GPS (wyjazd w zdefiniowany rejon punktu rozładunkowego) lub inne zdarzenie (np. zeskanowanie dokumentu na bramie).

System pozwala uprawnionemu użytkownikowi na sprawne przeglądanie listy przejazdów i ich szczegółów, filtrowanie ich dacie, statusie, punktach rozpoczęcia, zakończenia trasy (również punktach rozładunkowych) i pozostałych atrybutach przejazdu.

Obsługa rozliczeń

System wspiera pełny proces rozliczeń z przewoźnikami. Odbywa się to poprzez obliczanie należności za każdy zrealizowany przejazd wg ustalonego dla danego przewoźnika cennika. Cenniki mogą być zbudowane w oparciu o kilka elementów takich jak opłata ryczałtowa za przejazd, koszt przejazdu za km (opcja przejazdu pełnego i pustego). Dodatkowo do każdego przejazdu mogą być manualnie rejestrowane dodatkowe koszty operacyjne takie jak opłaty za drogi płatne. Do przejazdu można również przypisać noty obciążające w przypadku niewywiązania się lub złamania warunków umowy (np. opłata za opóźnienie lub niespełnienie norm).

System w ramach ustalonych okresów rozliczeniowych (np. miesiąc, 2 tygodnie, inne) pozwala na wygenerowanie raportów rozliczeń z przewoźnikami. Po potwierdzeniu zgodności z dostawcą usług istnieje możliwość wygenerowania faktur kosztowych (wystawionych w imieniu przewoźnika). Takie wygenerowane dokumenty mogą być wyeksportowane bezpośrednio do systemu księgowego.

Dodatkowo system może przeprowadzać alokację kosztów związanych z transportem pomiędzy jednostki organizacyjne firmy. Takie dane również mogą być wyeksportowane do systemu księgowego.

Moduł raportowy

Rozbudowany moduł raportowy pozwala na analizę danych dotyczących zrealizowanych przejazdów, statystyk współpracy z przewoźnikami, analizy kosztów i innych wyliczeń w oparciu o gromadzone dane.

Integracja z systemami GPS                              

  • Zarządzanie opakowaniami zwrotnymi
  • Obsługa rozliczeń
  • Faktury przewoźników
  • Alokacja kosztów (dekretacja kosztów)
  • Obsługa KP
  • Moduł raportowy