System obiegu dokumentów w Bilfinger Berger
Tło projektu
W firmie Bilfinger Berger realizującej dziesiątki inwestycji budowlanych na terenie Polski bardzo często konieczne są delegacje ludzi pomiędzy centralą a jednostkami terenowymi i placami budów. Każda delegacja musi być opisana oraz przejść proces weryfikacji, akceptacji i jeszcze kilku etapów by na koniec dokumenty spłynęły do działu Kadr, Księgowości oraz Finansów.
Do tej pory proces ten realizowany był wyłącznie za pomocą papierowych dokumentów (są one wymagane jako dokumentacja). Przełożony wysyłający pracownika w delegację musiał wypełnić odpowiedni dokument ręcznie, podpisać go, przekazać do działu HR i dalej. Ponieważ dokument papierowy był jedynym śladem po delegacji zdarzały się opóźnienia w jego przekazywaniu, ciężko było śledzić jego aktualne miejsce w procesie obsługi delegacji.
Projekt
Przedstawiciel firmy Bilfinger Berger zgłosił się do nas w celu usprawnienia tego procesu poprzez zbudowanie i wdrożenie systemu do obsługi całego procesu. System nie może w całości zastąpić dokumentów papierowych (kwestie formalne), jednak utworzenie elektronicznej wersji dokumentu delegacji miało usprawnić jego przetwarzanie oraz dać narzędzie do monitorowania i raportowania statusu utworzonych dokumentów.
Etap 1 – analiza
Wstępna analiza projektowa pozwoliła nam zbudować model systemu oraz punkty styku z innymi systemami Klienta, np. mechanizmy autoryzacji użytkowników SSO, LDAP.
Kolejne iteracje pracy analityków doprowadziły do dokładnej specyfikacji poszczególnych elementów systemu, ról użytkowników oraz interakcji systemu z tymi użytkownikami.
Realizacja
Do realizacji projektu wybraliśmy technologie skryptowe PHP na bazie frameworku MVC Yii co pozwoliło nam bardzo szybko uzyskać działający model, który później, zgodnie z iteracyjnym podejściem do realizacji projektu, był kilkukrotnie prezentowany Klientowi w celu weryfikacji jego zgodności z założeniami i oczekiwaniami Klienta i rozbudowywany w kierunku maksymalnej zgodności z nimi.
Pozwoliło to stworzyć system realizujący pełen proces obsługi dokumentów delegacji (document workflow), który śledzi status tych dokumentów od momentu ich powstania (dokument powstaje najpierw w systemie, dopiero później jest drukowany w postaci papierowej).
Autor: Maciej Liżewski, 3e internet software house
