System do rejestracji czasu pracy i kosztów
Jak mierzyć czas pracy pracowników oraz jak kontrolować koszty przedsiębiorstwa?
Niniejszy artykuł opisuje jak dwa powyższe problemy zostały rozwiązane w firmie 3e za pomocą wewnętrznego systemu Faktool.
Firma 3e została założona w 2001 roku przez 4 wspólników, którzy dobrym zwyczajem wynajęli wspólnie garaż. W ciągu niecałych 2 lat firma rozrosła się i zatrudniała już łącznie 10 osób. Od samego początku działalności 3e wyłącznie wytwarzało oprogramowanie i wszelkiego rodzaju multimedia. Jak większość firm z branży IT (lub też np. prawnicy czy konsultanci) wycenialiśmy projekty wg czasu potrzebnego na jego wykonanie oraz ustalonej stawki godzinowej. Ponieważ realizowaliśmy wiele drobnych projektów jednocześnie potrzebowaliśmy narzędzi do efektywnego zarządzania czasem pracy oraz kontrolowania postępu w projektach. Na początku 2003 roku rozpoczęliśmy poszukiwania odpowiedniego dla nas rozwiązania. Oferowane narzędzia komercyjne były dla nas nieosiągalne z powodu wysokiej ceny. Z kolei rozwiązania typu „open source” były albo niewystarczające albo zbyt skomplikowane. Taka sytuacja zmusiła nas do stworzenia własnego systemu rejestracji czasu pracy.
Rejestr Godzin
Idea systemu, który stworzyliśmy była bardzo prosta: każdy pracownik przypisuje na koniec dnia swój czas pracy (zdefiniowany jako konkretne godziny od-do) do aktualnie realizowanych projektów. Projekty są podzielone na zadania, zadania zaś przypisane do pracowników. Prosty system został zaimplementowany w postaci aplikacji webowej opartej o technologie PHP i MySQL. Zaledwie kilka stron www z formularzami do wpisywania „godzin” oraz definiowania projektów zrewolucjonizowało sposób działania naszej firmy. Okazało się, że bardzo dobrze możemy planować prace, wcześnie wykrywać opóźnienia a także co najważniejsze lepiej wyceniać kolejne projekty w oparciu o dane historyczne. Rejestr spełniał też rolę dziennika obecności.
Przez następne lata rejestr czasu pracy został zintegrowany z systemem do wystawiania faktur „Faktool” a także urozmaicony o wiele dodatkowych raportów i opcji. M.in. bardzo istotną funkcją jest moduł planowania zadań. Jest to realizowane za pomocą „planera”. Jest to grafik dostępny w na stronach aplikacji, pokazujący na tabeli z tygodniami i pracownikami zadania w postaci prostokątów, których szerokość określa czas pozostały do ich zakończenia. Narzędzie to pozwala kierownikom zaplanować przyszłe prace i określić ich czas wykonania. Rejestr godzin służy również do zgłaszania urlopów i nieobecności przez pracowników oraz zatwierdzania ich przez ich przełożonych. Nieobecności są widoczne również w planerze.
Kadry/Płace i Controlling Kosztów
Z uwagi na zwiększające się zatrudnienie w firmie 3e. Naturalnym kierunkiem rozwoju systemu było rozszerzenie go o funkcje kadrowe. Ta część systemu zawiera szczegółowe informacje o pracownikach ich stanowiskach a także kompetencjach, które są wymagane. Pozwala również na ewaluowanie pracowników i wyznaczenie im celów rozwojowych.
System wspomaga obliczanie pensji a także generuje polecenia przelewów wynagrodzeń. Najistotniejszą funkcją modułu jest jednak obliczanie kosztów pracy. Po zakończeniu każdego miesiąca dla wszystkich godzin pracowników obliczany jest ich koszt. Pozwala to na implementację Activity-based costing - czyli metody pomiaru i analizy kosztów pośrednich w zależności od miejsca ich powstawania.
Z uwagi na fakt, że 80% kosztów stanowią wynagrodzenia powyższe podejście pozwala perfekcyjnie określić rentowność każdego z projektów. W dodatku dzieje się to natychmiastowo, wystarczy, że godziny zostaną wpisane do systemu.
Najlepszym zobrazowaniem potęgi systemu będzie przedstawienie dostępnych w nim raportów, które pozwalają na wyciąganie wniosków na podstawie odpowiednio przetworzonych danych. Prawie wszystkie raporty posiadają zestaw filtrów, który dodatkowo ułatwia wyciągania interesujących danych. Typowe filtry to podział na okres, zawężenie do pracownika, projektu, klienta. Lub też grupowanie wielu projektów razem. Najważniejsze z nich to:
- raporty osobowe
- szczegółowy opis godzin w danym okresie
- czas pracy od-do w dniach w danym okresie
- zagregowana ilość godzin w okresie w podziale na projekty
- raporty projektowe
- podsumowanie wszystkich projektów
- szczegóły danego projektu
- udział osób, przekroczenia
- faktury sprzedażowe i kosztowe powiązane z danym projektem
- rentowność
- oceny osób realizujących projekt
- wykres ilości przepracowanych godzin w czasie
- klienci
- zagregowane dane o projektach wszystkich klientów
- faktury sprzedażowe, kosztowe, rentowność
- kierownicy
- porównanie pod względem ilości prowadzonych projektów, zarządzanych godzin pracy podległych pracowników
- rentowności, zyski
- finanse
- podsumowania roczne i miesięczne, które zawierają: sprzedaż, koszty (z podziałem na kategorie), zyski, rentowności brutto i netto
- zestawienie kategorii kosztów
- udział klientów w sprzedaży
Przykładowe wdrożenie
Zanim przedstawione zostanie podsumowanie i przeznaczenie systemu przyjrzyjmy się przykładowemu wdrożeniu. Najważniejszym celem wdrożenia jest scalenie oraz zintegrowanie odrębnych obszarów firmy na płaszczyźnie finansowej. Należ zauważyć, że nie jest konieczne zastąpienie istniejących systemów IT obsługujących te obszary jednym nowym rozwiązaniem lecz jedynie zagwarantowanie spójności danych. Scalane obszary to: rejestracja czasu pracy, system kadrowy, sprzedaż, koszty oraz system do zarządzania projektami. Wdrożenia można podzielić na następujące etapy:
- Analiza istniejących procesów biznesowych - polega na zrozumieniu jak funkcjonuje firma i jakie projekty realizuje. Jak wygląda ścieżka przekazywania informacji w trakcie projektu oraz co najważniejsze jak następuje przepływ pieniędzy oraz gdzie występują miejsca powstawanie kosztów.
- Opracowanie modelu wiążącego opisywane obszary - polega na stworzenie relacji wiążących obiekty i obszary firmy (np. przepracowane godziny - projekt, projekt - sprzedaż, projekt - koszty, zysk z projektu - premie pracowników, itp.). Ponadto należy zaktualizować proces realizacji projektu będącego modelową usługę firmy.
- Zebranie wymagań dotyczących funkcjonalności docelowego systemu. Ten etap zakłada stworzenie dokumentu opisującego wygląd i zachowanie docelowego systemu, jego użytkowników oraz ich role.
- Produkcja czyli stworzenie oprogramowania
- Implementacja
- Testy wewnętrzne
- Wdrożenie oraz szkolenie
- Testy akceptacyjne
- Support, opieka gwarancyjna.
Co z tego będę miał? Czyli komu służy ten system.
Wdrożenie, jak większość prawidłowo tworzonych systemów informatycznych zaczyna się od analizy sytuacji i określenia celów. Ten pierwszy i najważniejszy etap to czysta Rachunkowość menedżerska inaczej zwana zarządczą. Służy ona do identyfikacji, pomiaru, analizy, interpretowania i komunikowania informacji wykorzystywanych przez zarządzających do planowania kontroli i oceny działań w organizacji. Tylko rozumiejąc procesy zachodzące w przedsiębiorstwie można skutecznie nim zarządzać. Takie właśnie zadanie spełnia system Faktool, który jest nie tylko bazą danych lecz przede wszystkim potężnym zbiorem raportów ułatwiających podejmowanie decyzji.
Przyjrzyjmy się 3 grupom użytkowników systemu i wybranym zastosowaniom systemu:
- szeregowi pracownicy:
- otrzymują informacje o swoim czasie pracy, urlopach
- widzą efektywność swojej pracy (przez porównanie czasu poświęconego i przeznaczonego na realizowane zadania)
- kierownicy projektów
- oceniają efektywność i terminowość pracowników oraz projektów, planują prace
- analizują współpracę z wybranymi klientami pod kątem zysków, ilości zamówień
- zarząd
- ocenia kierowników, całe działy
Warto zwrócić tu uwagę na różnice pomiędzy Rachunkowością zarządczą a finansową. Użytkownikami informacji dostarczanych przez system są odbiorcy wewnętrzni. Ponadto rachunkowość menedżerska koncentruje się na stanie obecnym firmy i ewentualnej przyszłości.
Konkluzje
Opisany wyżej system działa od wielu lat i jest fundamentem naszej firmy. Gromadzi dane dotyczące czasu pracy, projektów, kosztów oraz danych sprzedażowych jednocześnie. Są to dane, które zebrane w jednym miejscu pomagają kierownikom projektów w skutecznym ich prowadzeniu. Zarząd firmy zaś może kontrolować procesy firmowe nie tylko na poziomie pracownika, kierownika ale i również i na poziomie projektu czy całego działu.
Autor: Michał Rostocki, 3e internet software house
